Was gehört in einen Leckortungsbericht?

Leckortungsaufträge unterscheiden sich stark: Ein einzelner Feuchtefleck in einer Mietwohnung, eine Flachdachprüfung und ein Verdacht auf eine defekte Steigleitung verlangen unterschiedliche Vorgehensweisen und damit unterschiedliche Berichte. Eine Vorlage, die für jeden Auftrag passt, gibt es nicht.

Verbindlich ist immer, was der Auftraggeber verlangt. Versicherer, Verwaltungen, Sachverständige und Generalunternehmer haben teils eigene Formulare, Pflichtangaben oder Freigabewege. Diese Vorgaben gehen dem hier beschriebenen Aufbau vor. Was bleibt, ist eine Gliederung, die vollständig ist, ohne etwas zu behaupten – und die sich für kleine wie große Aufträge kürzen oder erweitern lässt.

Ebenso wichtig: Ein Bericht dokumentiert die durchgeführte Prüfung. Er ist keine Zusage, dass jede Undichtigkeit gefunden wird, und keine Erfolgsgarantie. Formulierungen, die das suggerieren, schwächen den Bericht.

Der Kopf des Berichts stellt den Bezug her. Er gehört auf die erste Seite.

• Auftraggeber mit Ansprechpartner und – falls vorhanden – Schaden- oder Vorgangsnummer
• Objekt mit Adresse, Gebäudeteil, Etage und Nutzungseinheit
• Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Ortung
• Ausführende Personen des eigenen Betriebs
• Weitere anwesende Personen mit Funktion (Nutzer, Verwaltung, Sachverständige, Handwerk)
• Auftragsumfang in einem Satz: Was sollte geprüft werden

Hier wird beschrieben, was vor Beginn der Ortung vorliegt. Trennen Sie Angaben Dritter von eigenen Feststellungen – sprachlich und sichtbar.

• Angaben des Auftraggebers oder Nutzers: seit wann, was wurde beobachtet, was wurde bereits unternommen
• Eigene Feststellungen bei Ankunft: sichtbares Schadenbild, betroffene Bauteile, Ausdehnung
• Nutzung und Zustand der betroffenen Bereiche, soweit relevant
• Rahmenbedingungen, die die Ortung beeinflussen können (Bauweise, Belegung, Zugänglichkeit)
• Vorliegende Unterlagen: Pläne, Vorbefunde, frühere Berichte

Eine einfache Liste der geprüften Bereiche verhindert die häufigste Rückfrage („Haben Sie auch … angesehen?“). Nummerieren Sie Bereiche und verwenden Sie diese Nummern in Fotos und Feststellungen wieder.

Der Kern des Berichts. Beschreiben Sie jedes eingesetzte Verfahren einzeln, statt alles in einen Absatz zu schreiben. Vier Angaben genügen und machen das Vorgehen prüfbar.

Wichtig ist die Grenze zwischen Beobachtung und Deutung. „Erhöhte Werte im Bereich B1 entlang der Duschtrennwand“ ist eine Feststellung. „Undichtigkeit der Duschabdichtung“ ist eine Bewertung und muss als solche gekennzeichnet und begründet werden.

Fotos belegen Vorgehen und Befund. Wenige, gut zugeordnete Bilder sind besser als eine unsortierte Serie.

• Übersichtsbild je geprüftem Bereich mit Bereichsnummer
• Detailbild der Feststellung, möglichst mit Maßstab im Bild
• Messsituation abbilden, wenn ein Messwert im Bericht auftaucht
• Fundstelle vor und nach einer Öffnung dokumentieren
• Bildunterschrift mit Bereich, Datum und kurzer sachlicher Beschreibung
• Keine Personen und keine fremden Dokumente unnötig aufnehmen

Diese drei Begriffe werden regelmäßig vermischt – mit unnötigem Konfliktpotenzial. Die Unterscheidung kostet einen Satz und schützt den Bericht.

Wenn die Ursache ohne Öffnung nicht beurteilbar ist, schreiben Sie genau das. Ein offener, begründeter Punkt ist belastbarer als eine Festlegung, die später korrigiert werden muss.

Dieser Abschnitt fehlt in vielen Berichten und ist einer der wichtigsten. Er macht transparent, wie weit die Aussage reicht.

• Bereiche, die nicht zugänglich waren, mit Begründung (Möblierung, Belegung, kein Zutritt)
• Bereiche, die ausdrücklich nicht Auftragsgegenstand waren
• Prüfungen, die aus Rahmenbedingungen heraus nicht sinnvoll durchführbar waren
• Hinweis, dass die Aussagen sich auf den dokumentierten Zeitpunkt und Umfang beziehen

• Vor Ort durchgeführte Sofortmaßnahmen mit Datum und Uhrzeit
• Ergebnis in wenigen klaren Sätzen, ausschließlich gestützt auf die dokumentierten Feststellungen
• Empfehlungen als Empfehlung formuliert, nicht als Anweisung oder Rechtsauskunft
• Konkrete nächste Schritte mit Zuständigkeit: Wer entscheidet, wer beauftragt, was ist Voraussetzung
• Offene Punkte und benötigte Freigaben

• Kenntnisnahme oder Freigabe vor Ort mit Name, Funktion, Datum und Uhrzeit
• Klar benennen, worauf sich die Unterschrift bezieht (Bericht, Maßnahme, Öffnung)
• Verweigerte oder eingeschränkte Freigaben ebenso dokumentieren
• Digitale Unterschrift direkt am Dokument, damit Bezug und Zeitpunkt erhalten bleiben

1. Deckblatt: Auftraggeber, Objekt, Vorgangsnummer, Datum
2. Auftrag, Teilnehmende, Zeitrahmen
3. Ausgangslage und Schadenbild
4. Geprüfte Bereiche (nummeriert)
5. Eingesetzte Verfahren mit Zweck, Bereich, Rahmenbedingungen, Ergebnis
6. Feststellungen mit Fotoverweisen
7. Fundstelle und Lokalisation, Ursache getrennt bewertet
8. Nicht geprüfte Bereiche und Grenzen
9. Sofortmaßnahmen
10. Ergebnis, Empfehlungen und nächste Schritte
11. Fotoanhang mit Bildunterschriften
12. Freigabe und Unterschriften

• Ist jede Bewertung durch eine dokumentierte Feststellung gedeckt?
• Sind Angaben Dritter als solche gekennzeichnet?
• Hat jeder genannte Bereich eine Nummer, die in Fotos wiederkehrt?
• Steht bei jedem Messwert die Einheit, das Verfahren und der Zeitpunkt?
• Sind nicht geprüfte Bereiche benannt?
• Enthält der Bericht keine Erfolgs-, Rechts- oder Versicherungsaussagen?
• Wären die Formulierungen auch in einem halben Jahr noch verständlich?